Prozessorganisation mit IT

In jedem Betrieb gibt es Abläufe, die nie jemand aufgeschrieben hat. Sie funktionieren, solange die Kollegin da ist, die sie im Kopf hat. Digitalisierung fängt deshalb selten mit einem neuen Programm an. Sie fängt damit an, den Ablauf überhaupt sichtbar zu machen.

Genau damit beginnt der Kurs. Du nimmst bestehende Abläufe auf und beschreibst sie als klare Schritte, sodass erkennbar wird, was tatsächlich passiert und nicht, was alle glauben. Daraus entwickelst du den Soll-Ablauf: welche Schritte bleiben, wer für welchen verantwortlich ist, wie übergeben wird und was dokumentiert werden muss. Besonders genau schaust du auf die Schnittstellen, also die Stellen, an denen eine Aufgabe von einer Person oder Abteilung zur nächsten wandert. Dort gehen Informationen am häufigsten verloren, deshalb regelst du Freigaben, Zuständigkeiten und den Informationsfluss so, dass eine Übergabe vollständig ist und jeder weiß, was er bekommt.

Erst danach kommt die Technik. Für jeden Schritt wählst du das passende Werkzeug und planst, wie der Ablauf digital laufen soll, mitsamt Verantwortlichkeiten und Dokumentation. Damit die Qualität nicht vom Zufall abhängt, baust du Prüfpunkte und Kontrollschritte ein, erkennst Abweichungen früh und ersparst dir die Nacharbeit, die sonst am Ende anfällt. Wo personenbezogene Daten durch den Prozess laufen, gestaltest du den Ablauf datenschutzkonform und entwickelst ein Gespür dafür, an welchen Stellen Informationen besonders geschützt gehören.

Am Ende zählt nicht das Schaubild, sondern der Alltag. Du verankerst die neuen Abläufe im Arbeitsalltag, sorgst dafür, dass sie auch nach ein paar Wochen noch eingehalten werden, und verbesserst sie weiter, wenn sich etwas ändert.

Der Kurs ist für dich, wenn du Abläufe in deinem Bereich digitalisieren oder ordnen sollst, im Büro, in der Verwaltung oder überall dort, wo Aufgaben regelmäßig durch mehrere Hände gehen. Du entwirfst hier Prozesse, du baust keine Software und programmierst keine Automatisierung.