Digitales Büromanagement und Organisation (IT)

Ein Vertrag wird gesucht, und niemand weiß, wo er liegt. Vielleicht in der Cloud, vielleicht auf einem Laufwerk, vielleicht noch im Postfach einer Kollegin, die im Urlaub ist. In einem digitalen Büro entscheidet die Ablage darüber, ob Arbeit flüssig läuft. Dazu kommt die Frage, wer auf welche Unterlagen zugreifen darf und was passiert, wenn Daten verloren gehen.

In diesem Kurs lernst du, ein Büro digital zu organisieren und die IT dahinter zu verstehen. Du arbeitest mit Microsoft 365 und SharePoint Online, richtest Ablagen ein, in denen sich das ganze Team zurechtfindet, und nutzt OneDrive und weitere Cloud-Speicher so, dass Dateien überall verfügbar bleiben, auch im hybriden Arbeiten. Mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare, ELO oder d.velop lernst du, Unterlagen nach festen Regeln abzulegen, zu verschlagworten und so aufzubewahren, wie es Vorgaben und Fristen verlangen.

Ein zweiter Schwerpunkt ist die IT-Sicherheit. Du lernst die gängigen Sicherheitsvorgaben im Büro kennen, verwaltest Passwörter sicher, richtest Backups ein und weißt, wie du im Ernstfall wieder an deine Daten kommst. Beim Umgang mit personenbezogenen Unterlagen achtest du auf die Vorgaben der DSGVO, vom Zugriffsrecht bis zur Aufbewahrung.

Dazu kommen die KI-Werkzeuge. Microsoft Copilot und ChatGPT setzt du für wiederkehrende Büroaufgaben ein, etwa für Entwürfe, Zusammenfassungen oder das Auffinden von Informationen, und prüfst die Ergebnisse, bevor du sie verwendest.

Am Ende gestaltest du einen digitalen Arbeitsplatz, in dem Dokumente auffindbar, Zugriffe geregelt und Daten gesichert sind.